David Allens digitalisierter Organisationsmann

David Allen ist Autor des Bestsellers Dinge erledigen: Die Kunst der stressfreien Produktivität und einer der landesweit führenden Gurus für persönliches Zeitmanagement. Sein Zeitmanagement-System legt großen Wert darauf, auf eingehende Informationen sofort zu reagieren – entweder indem er die Aktion abschließt, wenn sie in wenigen Minuten erledigt werden kann, sie delegiert oder sie für eine bestimmte Zeit in bestimmten To-Do- und Folgeordnern ablegt für größere Aufgaben beiseite. (Tatsächlich hat Allen hier bei Technology Review ein paar Schüler.)

Als wir uns diese Woche mit Allen trafen, fragten wir ihn, was er von den neuesten technologischen Tools zur Verfolgung von Aufgaben und Verpflichtungen hält, wie beispielsweise Google Kalender, der letzte Woche eingeführt wurde (siehe Googles Time Keeper ).

Technologie-Review: Computer und Internet lassen uns tun mehr Dinge, aber können sie uns wirklich helfen, mehr Dinge zu erledigen? Wie passt Technologie in ein gutes Zeitmanagementsystem?



Kontroverse um d-Wellen-Quantencomputer

David Allen: Zunächst einmal managen Sie die Zeit nicht. Zeit ist Zeit, und sie kann nicht verwaltet werden. Was Sie verwalten, sind Verpflichtungen. Mit dem Kalender können Sie maximal drei oder vier Prozent Ihrer Aufgaben verwalten. Was Sie wirklich brauchen, ist eine Möglichkeit, Ihre Verpflichtungen im Auge zu behalten. Dann bekommen Sie ein Gefühl für die enorme Menge an Verpflichtungen, die Sie eingegangen sind, und Sie können diese Verpflichtungen überprüfen.

Die überwiegende Mehrheit der Gadgets macht nichts anderes, als das Schneiden und Würfeln dieser Informationen zu beschleunigen. Es gibt keinen Unterschied, ob Sie Ihren Kalender in der Tasche haben oder ihn im Internet haben. Ich habe einen Palm, und ich würde ihn nicht einmal verwenden, es sei denn, er hätte eine Funktion für den Monat auf einen Blick. Dies ist der einzige Grund, warum Palm im Umgang mit digitalen Informationen etwas besser ist als viele andere Geräte. Aber es hat auch eine Kehrseite: Aus den Augen, aus dem Sinn.

Oft müssen Sie sich die Liste der Anrufe ansehen, die Sie tätigen müssen, wenn Sie am Telefon sind und etwas Zeit haben. Wenn ein Computer diese Informationen allgegenwärtiger und leichter zugänglich macht, dann hilft er in diesem Maße.

Aber ein Computer kann Ihnen auch die Illusion vermitteln, organisiert zu sein – wenn Sie eigentlich nur Platzhalter im Auge behalten. In der Welt der Computerfreaks lieben viele Leute meine Sachen, weil sie das, was man erreichen kann, aufladen. Aber wenn Sie überarbeitet sind, werden Sie mit einem elektronischen oder Online-Kalender genauso müde wie mit einem Papierkalender.

TR: Wie behalten Sie den Überblick über Ihre eigenen Verpflichtungen?

Rattenhirn gesteuerter Roboter

GIBT: Ich brauche ehrlich gesagt nur Listen. Eine dieser Listen ist ein Kalender, und die anderen sind Listen mit Dingen, die potenzielle Optionen enthalten, Dinge, die ich selbst tun kann, je nachdem, wo ich bin, wie @work, @home usw. Ich brauche nichts aber diese acht oder neun flachen Listen. Alles, was Listen verwaltet, funktioniert dafür gut. Ich habe einen Papierplaner genau so verwendet. Es ist nur ein wenig einfacher, einen Palm zu tragen. Aber ich könnte den Planer leichter durchschauen als den PDA.

TR: Was ist mit Smartphones wie dem Treo von Palm, mit Kalendern, E-Mail und so weiter? Mit ihnen können Sie To-do-Listen führen und Anrufe vom selben Gerät aus tätigen.

GIBT: Es macht viel mehr Spaß, mein Sony-Ericsson-Handy in der Tasche zu haben als ein Treo, das viele Leute mögen, aber PDAs sind klobige kleine Dinger. Ich kombiniere lieber meinen Palm und mein Telefon, als sie zusammenzuschlagen. Wenn einer ausfällt, möchte ich, dass der andere funktioniert. Und der kleine Formfaktor des Telefons ist ein Pluspunkt. Ich war gerade in Boston spazieren. Ich steckte das Handy in meine Tasche. Ich wollte die Palme nicht nehmen. Wenn ich ein Treo hätte, müsste ich sie beide mitnehmen, und dann hätte ich das große, klobige Ding in der Tasche.

Außerdem werden viele PDAs zu winzigen Computern, bei denen Sie zwei oder drei Klicks ausführen müssen, um Ihre Listen zu finden. Wenn Sie versuchen, 43 verschiedene Kategorien in Outlook auf Ihrem Windows Mobile-Gerät zuzuordnen, aber nur kurz anrufen möchten, wie viele Orte müssen Sie dann suchen? Ich verstehe, dass wenn Sie wirklich geeky sind, dies zur Gewohnheit wird – dann haben Sie Ihren unbewussten Widerstand gebrochen. Und vieles von diesem Zeug funktioniert bei unseren eigenen inneren Geeks, wenn wir am Samstag zu Hause mit den Gadgets herumalbern. Aber wenn Sie sich mitten in der Realität befinden, wenn Sie sich von der Grippe erholen und sich beschissen fühlen, sollte es besser ganz einfach und für Sie zugänglich sein.

TR: Wie würde für Sie eine wirklich nützliche Art von Personal-Organizer-Technologie aussehen?

GIBT: Wir könnten einige einigermaßen versierte Intelligenz einbauen, ähnlich wie es Mitch Kapor [Gründer von Lotus] ursprünglich mit Agenda tat. [Agenda war ein DOS-basiertes Programm zur Verwaltung persönlicher Informationen, das von Lotus in den späten 1980er und frühen 1990er Jahren vermarktet wurde; es erlaubte die freie Eingabe und Kategorisierung kleiner Gegenstände in eine Datenbank und wird immer noch von vielen seiner Anhänger verwendet. -Hrsg. ] Wenn ich die Anrufrechnung einfach auf einem PDA-Bildschirm notieren könnte und sie sofort in meiner Anrufliste erscheint, und wenn ich am Flughafen bin und Zeit habe, ein paar Anrufe zu tätigen, wird das einiges bewirken viel bequemer.

Wenn der Tag kommt, an dem ich hier sitze und mit dir rede, und ich merke, dass ich Batterien für meine Kamera brauche, und das sage ich einfach zu meinem PDA, und wenn ich dann Besorgungen mache, steht es schon auf meiner Liste – wenn ja schnell und kugelsicher und lückenlos und zeigt Ihnen die gewünschten Daten in jedem Kontext an – dann werden Computer letztendlich zu nützlichen Werkzeugen, weil sie uns immer schneller die gewünschten Daten liefern.

solarbetriebenes Wasser aus der Luft

Tablet-PCs [Laptops mit stiftbasierter Schnittstelle] rücken näher. Leute in meinem Technologieteam und andere Leute, die ich kenne, sind Tablet-PC-Freaks und sie lieben sie. Sie mögen die Haptik und Haptik von Papier, aber das Tablet ist eine leistungsstarke Möglichkeit, dies zu digitalisieren. Es ist irgendwie lustig. Wenn der Computer wirklich, wirklich, wirklich gut und leistungsstark und schnell wird, wird er anfangen, Papier zu entsprechen.

Aber wenn Sie mit GTD weit genug gekommen sind [ Dinge erledigen ], wissen Sie, dass Ihre größte Herausforderung darin besteht, die wöchentliche Überprüfung durchzuführen [Zeit zum Bewerten und Auslesen von Listen und zum Bestimmen der nächsten Aktion für jedes Element]. Wenn ich eine Milliarde Dollar hätte, würde ich ein Ding entwerfen, das eine maßgeschneiderte wöchentliche Überprüfung macht. Es würde die richtigen Fragen auslösen und mich über die Ergebnisse nachdenken lassen. Zum Beispiel würde es sagen: Du gehst nach New York. Möchten Sie, dass ich Theaterkarten besorge, wie Sie es bei Ihrem letzten Besuch getan haben? Es gibt viele coole Sachen, die man in einen echten persönlichen Manager einbauen könnte.

WR: Das ultimative Ziel, Dinge zu erledigen, besteht darin, den Leuten zu helfen, einen Geist wie Wasser zu haben – damit sie tatsächlich Dinge auf ihre Listen verschieben und eine Auszeit haben, wenn ihr Kopf nicht mit all den Dingen gefüllt ist, die sie haben machen. Bringt uns die Technologie einem solchen Nicht-Tun näher?

GIBT: Ich möchte so oft wie möglich nichts tun. Deshalb bringe ich mein E-Mail-Postfach ständig gegen Null und versuche, all diese Schleifen zu schließen. Die meisten Leute verbringen die ganze Woche, bevor sie in den Urlaub fahren, nur damit, diese Dinge zu managen und nicht von ihnen verwaltet zu werden. Aber 90 Prozent der Arbeit von GTD besteht darin, sehr schnell nachschlagen zu können, was ich gerade tun [sollte].

Bild der Homepage mit freundlicher Genehmigung der David Allen Company. (Foto ist von David Allen.)

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